Rilevazione presenze con impronte digitali o riconoscimento facciale: cosa dice il Garante
Per il Garante privacy oggi nessuna norma consente di usare impronte digitali o riconoscimento facciale per rilevare le presenze dei dipendenti, e il consenso del lavoratore non basta. Dal 2024 l’Autorità ha sanzionato aziende e un istituto scolastico con importi fino a 120.000 euro. Badge, PIN e app con credenziali personali sono alternative a norma.
- I dati biometrici sono una categoria particolare (art. 9 GDPR): servono una norma specifica e garanzie, che per le presenze oggi mancano.
- Il consenso firmato dal dipendente non è considerato una base valida nel rapporto di lavoro.
- Provvedimenti verificati: 5 società nel 2024 (da 2.000 a 70.000 euro), una concessionaria nel 2024 (120.000 euro), un istituto scolastico nel 2025 (4.000 euro).
- Se hai un rilevatore biometrico: sospendi, cancella i modelli, passa a un metodo alternativo e documenta tutto.
La regola: dati biometrici solo se una norma lo prevede
Impronte digitali e caratteristiche del volto, quando servono a identificare una persona, sono dati biometrici. Il Regolamento europeo 2016/679 (GDPR), all’articolo 9, li mette tra le categorie particolari di dati, il cui trattamento è vietato salvo eccezioni precise.
Nel lavoro, la posizione del Garante per la protezione dei dati personali è costante: l’uso dei dati biometrici è consentito solo se previsto da una norma specifica che tuteli i diritti dei lavoratori, risponda a un interesse pubblico e rispetti necessità e proporzionalità. Per la rilevazione delle presenze, oggi, questa norma non c’è. Lo ha ripetuto in tutti i provvedimenti del 2024 e del 2025 che trovi qui sotto.
I provvedimenti del Garante dal 2024 a oggi
Abbiamo verificato ogni caso sul sito del Garante. Numeri di registro, date e importi sono quelli pubblicati nei provvedimenti e nelle newsletter ufficiali.
| Provvedimento | Chi | Sistema | Sanzione |
|---|---|---|---|
| n. 105 del 22 febbraio 2024 e provvedimenti collegati (newsletter n. 520 del 28 marzo 2024) | Cinque società impegnate nello stesso sito di smaltimento rifiuti | Riconoscimento facciale | 70.000, 20.000, 6.000, 5.000 e 2.000 euro, più l’ordine di cancellare i dati |
| n. 338 del 6 giugno 2024 (newsletter n. 525 del 26 giugno 2024) | Una concessionaria di auto con circa 40 dipendenti in due sedi | Riconoscimento facciale per le presenze da usare in busta paga | 120.000 euro |
| n. 167 del 27 marzo 2025 (newsletter n. 536 del 25 giugno 2025) | Un istituto di istruzione superiore | Impronte digitali per il personale amministrativo | 4.000 euro |
Due dettagli dei casi meritano attenzione. Nel 2024 il Garante ha rilevato che tre delle cinque società condividevano da oltre un anno lo stesso sistema biometrico, senza misure di sicurezza adeguate, senza informativa chiara e senza valutazione d’impatto; secondo l’Autorità avrebbero dovuto usare sistemi meno invasivi, come il badge. Nel caso della concessionaria, la sanzione riguardava anche un software gestionale con cui i dipendenti registravano interventi di riparazione, tempi di lavorazione e tempi di inattività, usato senza una base giuridica idonea e senza un’informativa adeguata.
Perché il consenso firmato non basta
È l’obiezione più frequente: «i dipendenti hanno firmato». Per il Garante il consenso, nel rapporto di lavoro, di regola non è una base valida, perché tra datore e lavoratore c’è uno squilibrio: difficilmente chi dipende da un’azienda si sente libero di dire di no.
Il caso del 2025 lo mostra bene. Le impronte venivano raccolte solo dal personale che aveva dato il consenso e che non voleva usare i metodi tradizionali. La sanzione è arrivata lo stesso, perché mancava la norma che autorizzasse il trattamento.
Hai già un rilevatore biometrico? Cosa fare
- Sospendi la funzione biometrica. Verifica con il fornitore se il terminale può funzionare con badge o PIN: spesso basta cambiare configurazione.
- Attiva subito un metodo alternativo, così le presenze non si interrompono e il calendario del LUL resta completo.
- Cancella i modelli biometrici (le «impronte» memorizzate) dal terminale, dal server e da eventuali copie di backup. Chiedi al fornitore una conferma scritta.
- Aggiorna i documenti privacy: informativa ai lavoratori e registro dei trattamenti.
- Tieni traccia di quello che hai fatto: date, persone coinvolte, conferme ricevute. In caso di controllo dimostra che hai agito.
- Conserva le presenze storiche già registrate (orari, non impronte): servono per il LUL e per eventuali contestazioni.
Le alternative: pro e contro
| Metodo | Come funziona | Pro | Contro |
|---|---|---|---|
| Badge | Tessera personale avvicinata a un lettore | Rapido, indicato dal Garante come alternativa meno invasiva | Si può prestare a un collega; serve un lettore per sede |
| PIN su terminale | Codice personale digitato all’ingresso | Nessuna tessera da gestire | Il codice si può comunicare ad altri |
| App o pagina web | Timbratura da telefono, tablet o PC con credenziali personali | Funziona in sede e fuori, nessun hardware | Serve un regolamento sull’uso dei dispositivi |
| Codice esposto in sede | Un codice o un QR in sede da inserire o inquadrare con l’app | Conferma che la timbratura avviene in sede senza leggere la posizione del telefono | Il codice va protetto e cambiato se viene fotografato e diffuso |
| Foglio firma | Firma su carta a inizio e fine turno | Costo zero | Compilazione spesso tardiva, va ricopiato per le paghe |
Il timore che giustifica la biometria è la timbratura «per conto di un collega». Si affronta con mezzi proporzionati: controlli a campione dei responsabili, confronto con turni e attività, un registro che mostri ogni correzione. Per chi timbra dal telefono abbiamo scritto una guida a parte sulla timbratura da smartphone e le regole da rispettare.
Il nostro approccio: nessun dato biometrico
ilmiolavoro.it non usa impronte né riconoscimento facciale. Le persone timbrano con credenziali personali da telefono, tablet o PC; ogni correzione resta nel registro delle modifiche; la verifica della sede è spenta di base e non si attiva mai per chi lavora in smart working. Se stai sostituendo un rilevatore biometrico, possiamo valutare insieme come portare nel nuovo sistema le presenze già registrate: chiedici il dettaglio.
Se vuoi ripassare i principi generali della protezione dei dati, trovi una spiegazione semplice nella guida di Helpwebnet su che cos’è il GDPR.
Domande frequenti
Se il dipendente firma il consenso posso usare l’impronta?
Secondo il Garante no: nel rapporto di lavoro il consenso di regola non è una base valida, per lo squilibrio tra le parti. Nel caso sanzionato nel 2025 i dipendenti coinvolti avevano dato il consenso e la sanzione è arrivata comunque.
Vale anche per il riconoscimento facciale?
Sì. I provvedimenti del 2024 riguardano proprio sistemi di riconoscimento facciale: il Garante ha ribadito che nessuna norma consente oggi l’uso di dati biometrici per rilevare le presenze.
Quanto si rischia?
Il GDPR prevede per queste violazioni sanzioni fino a 20 milioni di euro o al 4% del fatturato mondiale annuo. Nei casi sulle presenze pubblicati dal Garante dal 2024 gli importi vanno da 2.000 a 120.000 euro, con l’ordine di cancellare i dati raccolti.
Cosa uso al posto del biometrico?
Badge, PIN o app con credenziali personali, affiancati da controlli a campione e da un registro delle modifiche. Il Garante stesso ha indicato il badge come esempio di sistema meno invasivo.
Sostituisci il rilevatore biometrico
In una demo gratuita ti mostriamo la timbratura con credenziali personali e il registro delle modifiche.
Richiedi una demoFonti: Garante privacy, newsletter n. 520 del 28/03/2024 · Garante privacy, provv. n. 105 del 22/02/2024 · Garante privacy, newsletter n. 525 del 26/06/2024 · Garante privacy, provv. n. 338 del 06/06/2024 · Garante privacy, newsletter n. 536 del 25/06/2025 · Garante privacy, provv. n. 167 del 27/03/2025 · Garante privacy, tema riconoscimento facciale · Regolamento (UE) 2016/679, GDPR (EUR-Lex)