Come scegliere un software di rilevazione presenze (e capire quanto costa davvero)
Il software presenze giusto non è quello con più funzioni, ma quello che produce i dati che devi consegnare: il riepilogo per le paghe, le ore per i committenti, la storia delle correzioni in caso di controllo. Sul prezzo il mercato usa tre modelli (per dipendente, canone mensile, preventivo) e il confronto ha senso solo sul numero di persone che avrai davvero.
- Parti da cosa devi dimostrare (paghe, committenti, ispezioni), non dall’elenco delle funzioni.
- Tre modelli di prezzo: per dipendente al mese, canone mensile, su preventivo. Alcuni grandi fornitori non pubblicano il listino.
- Controlla sempre export Excel/CSV, registro delle modifiche e come riprendi i tuoi dati.
- Niente impronte o riconoscimento facciale: il Garante privacy le ha sanzionate più volte tra il 2024 e il 2025.
- ilmiolavoro.it costa 35 € al mese per azienda, senza durata minima.
La prima domanda: cosa devi dimostrare
Prima di aprire le pagine prezzi, scrivi su un foglio a chi devono servire i dati delle presenze. Le risposte di solito sono tre:
| Chi usa i dati | Cosa gli serve | Cosa deve fare il software |
|---|---|---|
| Chi elabora le buste paga | Presenze, assenze e straordinari per persona e per giorno, ogni mese | Un export Excel o CSV pulito, senza ricopiare a mano |
| Il committente (se lavori in appalto) | Ore e attività svolte presso di lui, per periodo | Ore divise per cliente o commessa e, se richiesto, un accesso in sola lettura |
| Un ispettore o un giudice | Dati coerenti con il Libro Unico del Lavoro e con le buste paga | Un registro delle modifiche che non si possa alterare |
Il calendario delle presenze va comunque riportato nel Libro Unico del Lavoro, come spieghiamo nella guida su cosa dice la legge sulla rilevazione delle presenze. Il software non sostituisce questo obbligo: lo rende più semplice e più difendibile.
Come si paga un software presenze
Sulle pagine dei fornitori trovi tre modelli, spesso combinati con moduli aggiuntivi:
- Per dipendente al mese. Paghi una cifra per ogni persona attiva. È chiaro all’inizio, ma il conto sale con l’organico e con i moduli aggiunti (per esempio note spese o elaborazione delle buste paga).
- Canone mensile per piano o per azienda. Paghi una cifra fissa al mese per un pacchetto di funzioni. È più prevedibile se il personale cambia spesso.
- Su preventivo. Tipico dei software per aziende strutturate, spesso con terminali dedicati e progetti di configurazione. Il prezzo dipende dal progetto e non è pubblicato.
In tutti e tre i casi chiedi cosa resta fuori: attivazione, formazione, terminali o badge, assistenza, sconti legati all’impegno annuale.
Prezzi pubblici a confronto
Questi sono i prezzi che i fornitori più citati nelle ricerche pubblicano sulle loro pagine ufficiali, letti il 6 ottobre 2026. Sono prezzi «a partire da»: il costo finale dipende da piano, moduli e numero di persone. IVA e condizioni vanno verificate sulla pagina di ciascun fornitore.
| Software | Modello | Prezzo pubblicato | Note |
|---|---|---|---|
| Factorial | Per dipendente | A partire da 5,90 € al mese per dipendente | Piattaforma HR con moduli; preventivo su misura |
| Jet HR | Per dipendente | A partire da 30 € a dipendente al mese | Piattaforma che include l’elaborazione delle paghe; la rilevazione presenze è tra i moduli aggiuntivi |
| Skello | Canone mensile per piano | Rilevazione Presenze Standard dai 49 € al mese; Max dai 89 € al mese | 14 giorni di prova; sconto del 10% con impegno annuale; offerta personalizzata da 10 sedi in su |
| Zucchetti | Su preventivo | Non pubblicato | Software e terminali di rilevazione presenze |
| TeamSystem HR | Su preventivo | Non pubblicato | La pagina prodotto invita a richiedere un preventivo |
| ilmiolavoro.it | Canone per azienda | 35 € al mese per azienda | Nessuna durata minima |
Come fare i conti sul tuo organico
Il confronto corretto non è tra due cifre di listino, ma tra due costi annui sul tuo numero di persone. Un esempio di calcolo, con prezzi inventati solo per mostrare il metodo:
| Persone da gestire | Ipotesi A: 5 € per dipendente al mese | Ipotesi B: canone fisso di 50 € al mese |
|---|---|---|
| 5 | 25 € al mese | 50 € al mese |
| 10 | 50 € al mese | 50 € al mese |
| 30 | 150 € al mese | 50 € al mese |
Sotto una certa soglia conviene il prezzo per dipendente, sopra conviene il canone. Usa il numero di persone che prevedi tra dodici mesi, conta anche stagionali e sostituti, e aggiungi i moduli che ti servono davvero: spesso è lì che il preventivo cambia.
Le 10 domande da fare al fornitore
Falle a tutti, noi compresi. Se una risposta è vaga, chiedi di vederla nella demo.
- Come esporto i dati per le paghe? Formato (Excel, CSV), colonne, frequenza. Chiedi un file di esempio e fallo vedere a chi elabora le buste paga. Approfondisci nella pagina sull’export delle presenze per le paghe.
- Posso dividere le ore per cliente o commessa? È decisivo per cooperative, pulizie, cantieri e servizi in appalto. Vedi come funzionano le prestazioni per cliente e commessa.
- Le correzioni restano tracciate? Ogni modifica deve dire chi, quando e da quale dato a quale. Perché conta lo spieghiamo nella guida sul registro delle modifiche alle presenze.
- Usate dati biometrici? Se la risposta è sì (impronte, volto), fermati: il Garante privacy ha sanzionato questi sistemi con i provvedimenti n. 105 e n. 338 del 2024 e n. 167 del 2025. Dettagli nella guida su impronte e riconoscimento facciale.
- Come gestite la posizione? Chiedi se la verifica della sede si può spegnere, quando si attiva e cosa viene registrato. Il tema privacy è trattato nella guida sulla rilevazione presenze e privacy.
- Da quali dispositivi si timbra? Telefono, PC, tablet condiviso, badge. Per chi lavora fuori sede leggi la guida sulla timbratura da smartphone.
- Chi vede cosa? Servono accessi per ruolo: il lavoratore vede i suoi dati, il responsabile la sua squadra, l’amministrazione tutto. Chiedi se un committente può consultare le ore senza poterle modificare.
- Come funziona con più sedi o più cantieri? Verifica come si assegnano le persone ai luoghi di lavoro e se il prezzo cambia con il numero di sedi.
- Che assistenza ricevo, e in che lingua? Telefono, email, tempi di risposta, chi configura l’avvio.
- Se smetto, come riprendo i miei dati? Formato dell’export completo, tempi, costi, durata minima del contratto e preavviso di disdetta.
Gratis, Excel o software: quando basta cosa
| Soluzione | Quando può bastare | Limite principale |
|---|---|---|
| Foglio Excel | Poche persone, tutte nella stessa sede, nessun committente da rendicontare | Una correzione è indistinguibile dal dato originale |
| App gratuita o in prova | Per provare il metodo prima di scegliere | Limiti di utenti o funzioni; verifica export e uscita dei dati |
| Software in abbonamento | Più sedi, lavoro fuori sede, ore da rendicontare ai clienti | Costo ricorrente da confrontare sul tuo organico |
| Software su progetto | Aziende strutturate con terminali, regole contrattuali complesse e integrazioni | Tempi e costi di avvio più alti |
Se oggi usi Excel, la guida sul foglio presenze in Excel spiega come impostarlo bene e quando è il momento di passare a un software.
Per chi lavora da casa o in smart working il tema ha regole proprie: lo trattiamo nella pagina di smart-working.me sulle presenze in smart working.
Il nostro modello
ilmiolavoro.it costa 35 € al mese per azienda, con nessuna durata minima. Il prezzo non cresce con il numero di dipendenti: per questo è pensato per piccole e medie imprese, cooperative e aziende che lavorano in appalto, dove l’organico cambia spesso. Cosa comprende oggi:
- Presenze con timbratura da telefono e da PC.
- Prestazioni: ore e attività divise per cliente o commessa.
- Export Excel/CSV per chi elabora le buste paga.
- Registro delle modifiche che non si può alterare.
- Accessi per ruolo e accesso in sola consultazione per il referente del committente, utile per esempio a chi lavora come cooperativa o impresa di servizi in appalto.
- Verifica della sede spenta di base e mai attiva per chi lavora in smart working.
Se ti servono funzioni diverse da queste, chiedici il dettaglio: preferiamo dirti subito cosa c’è e cosa no. Puoi chiamarci allo 081 1818 7885 o scrivere a ilmiolavoro@helpwebnet.com.
Domande frequenti
Esistono software presenze gratuiti?
Sì, alcuni prodotti hanno versioni gratuite o periodi di prova, di solito con limiti di utenti o di funzioni. Prima di sceglierli verifica tre cose: se puoi esportare i dati in Excel o CSV, se le correzioni restano tracciate e come riprendi i tuoi dati se smetti di usarli.
Conviene pagare per dipendente o un canone fisso?
Il prezzo per dipendente conviene quando le persone sono poche e stabili. Un canone fisso per azienda è più prevedibile quando l’organico cresce o cambia spesso, come nelle cooperative e nelle imprese con personale stagionale. Fai il conto sul numero di persone che avrai tra un anno, non solo su quello di oggi.
Quanto costa ilmiolavoro.it?
35 euro al mese per azienda, senza durata minima. Per sapere come si adatta al tuo caso puoi chiedere una demo gratuita.
Si possono usare le impronte digitali per timbrare?
Per il Garante privacy oggi nessuna norma consente di usare dati biometrici come impronte o volto per rilevare le presenze dei dipendenti, e il consenso del lavoratore non basta. Nel 2024 e nel 2025 l’Autorità ha sanzionato più aziende e un istituto scolastico: meglio scegliere badge, PIN o app con credenziali personali.
Cosa deve poter esportare un software presenze?
Almeno un file Excel o CSV con presenze e assenze per persona e per giorno, leggibile da chi elabora le buste paga. Se lavori in appalto ti servono anche le ore divise per cliente o commessa, da allegare al rendiconto.
Prova il metodo sul tuo caso
Nella demo gratuita ti mostriamo timbratura, prestazioni ed export partendo dalla tua organizzazione reale.
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