Non solo presenze: le prestazioni, ora per ora, cliente per cliente
Con ilmiolavoro.it ogni presenza può portare con sé la prestazione: per quale cliente o commessa, che attività, per quanto tempo. Così lo stesso dato serve alle paghe, al rendiconto per il committente e alla fatturazione, senza rapportini da ricopiare e senza ricostruzioni a fine mese.
- Presenza e prestazione si registrano nello stesso momento: cliente o commessa, attività, tempo.
- Rendiconto mensile per committente, come file esportato o con un accesso riservato al suo referente.
- Export Excel/CSV per paghe, fatturazione e controllo dei costi per appalto.
- Ogni correzione resta nel registro delle modifiche.
Cosa si registra
La presenza dice quanto ha lavorato una persona. La prestazione dice per chi e che cosa. In ilmiolavoro.it le due cose nascono insieme: chi timbra può indicare, nello stesso momento, il cliente o la commessa, l’attività svolta e il tempo dedicato.
| Dato | Esempio | A cosa serve |
|---|---|---|
| Persona | Operatrice A. | Paghe, presenze |
| Cliente o commessa | Condominio Via Verdi 12 / Appalto pulizie Comune | Rendiconto, fatturazione, costi |
| Attività | Pulizia scale, assistenza domiciliare, manutenzione caldaia | Rendiconto al committente |
| Tempo | Dalle 9:00 alle 11:30 | Ore per cliente, ore per appalto |
Il vantaggio pratico è uno solo, ma pesa: nessuno inserisce due volte gli stessi dati. Oggi in molte imprese di servizi l’operatore firma un foglio presenze per l’ufficio paghe e compila un rapportino per il cliente. A fine mese qualcuno deve far quadrare i due, e spesso non quadrano.
Il rendiconto per il committente
Chi lavora in appalto lo sa: il committente, pubblico o privato, chiede di dimostrare le ore rese. Con le prestazioni registrate il rendiconto mensile si ottiene filtrando per cliente o commessa. Un esempio con dati inventati:
| Data | Operatore | Commessa | Attività | Ore |
|---|---|---|---|---|
| 01/10 | A. Esposito | Appalto scuole Comune X | Assistenza alunno, plesso 1 | 4,00 |
| 01/10 | M. Russo | Appalto scuole Comune X | Assistenza alunno, plesso 2 | 5,50 |
| 02/10 | A. Esposito | Appalto scuole Comune X | Assistenza alunno, plesso 1 | 4,00 |
| Totale ottobre, commessa «Appalto scuole Comune X» | … | |||
Il committente può ricevere il rendiconto come file esportato oppure, se lo concordate, consultarlo direttamente con un accesso riservato al suo referente.
Controllo dei costi per appalto
Le stesse registrazioni rispondono a una domanda che spesso resta senza risposta fino a fine anno: quell’appalto rende? Con le ore effettive per commessa puoi confrontare il lavoro reso con quello previsto dal contratto, accorgerti per tempo di un servizio che assorbe più ore del previsto e preparare un’offerta di rinnovo basata su dati, non su stime.
Export in Excel e CSV
Presenze e prestazioni si esportano in Excel o CSV. Il file delle presenze va a chi elabora le paghe; quello delle prestazioni serve per la fatturazione, il rendiconto al committente o il controllo di gestione. Il flusso di fine mese è spiegato nella pagina sull’export delle presenze per le buste paga.
Registro delle modifiche
Un rendiconto vale quanto la sua affidabilità. Se un orario o una prestazione vengono corretti, la modifica resta nel registro: chi l’ha fatta e quando, con il dato precedente. È quello che permette di rispondere con serenità quando un committente contesta un’ora o un’ispezione chiede come è stato compilato un mese.
Prestazioni e privacy: cosa registrare e cosa no
Registrare le attività è più delicato che registrare la sola presenza, e va detto con onestà. Nel 2024 il Garante privacy, sanzionando una concessionaria, ha contestato anche un software in cui i dipendenti registravano interventi e tempi di lavorazione, usato senza un’idonea base giuridica e senza un’informativa adeguata (newsletter n. 525 del 26 giugno 2024). Tre regole per evitare problemi:
- Finalità chiara. Le prestazioni servono a rendicontare e fatturare il servizio al cliente, e questo va scritto nell’informativa ai lavoratori.
- Solo i dati che servono. Cliente, attività e tempo, senza dettagli superflui. Nei servizi alla persona, i dati degli utenti assistiti vanno ridotti al minimo, come chiede il principio di minimizzazione del GDPR.
- Nessuna sorveglianza. Niente posizione continua, foto o monitoraggio del telefono: conta il lavoro reso, non i movimenti della persona. L’art. 4 dello Statuto dei lavoratori resta il riferimento per qualsiasi strumento che possa controllare l’attività.
Per chi è pensato
| Chi | Il problema tipico | Cosa cambia con le prestazioni |
|---|---|---|
| Cooperative e servizi in appalto | L’ente chiede le ore rese per servizio | Rendiconto per commessa senza ricostruzioni (approfondisci) |
| Pulizie e multiservizi | Tante sedi di clienti, interventi brevi | Ore per cliente pronte per la fattura |
| Assistenza domiciliare | Operatori che non passano mai dalla sede | Presenza e intervento registrati insieme |
| Manutenzioni e impianti | Interventi su chiamata da addebitare | Tempo per intervento e per cliente |
| Studi professionali | Ore per cliente o pratica da fatturare | Riepilogo mensile per cliente |
Domande frequenti
L’operatore deve inserire due volte i dati?
No: la prestazione si registra insieme alla presenza, nello stesso momento e con lo stesso strumento.
Il committente può vedere i rendiconti?
Sì: puoi inviargli il file esportato oppure dargli un accesso riservato al suo referente, per consultare i rendiconti che lo riguardano.
Posso esportare le prestazioni per la fatturazione?
Sì, in Excel o CSV, filtrando per cliente o commessa.
Si possono correggere le prestazioni registrate per errore?
Sì, e ogni correzione resta nel registro delle modifiche, con chi l’ha fatta e quando.
Portaci un tuo appalto
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Richiedi una demoFonti: Garante privacy, newsletter n. 525 del 26/06/2024 · L. 300/1970, art. 4 (Normattiva) · Regolamento (UE) 2016/679, GDPR (EUR-Lex) · Agenda Digitale, compliance dei sistemi di rilevazione presenze