La rilevazione delle presenze è obbligatoria? Cosa dice davvero la legge
Sì, ma non nel modo in cui molti pensano. La legge non impone uno strumento (badge, app o foglio): impone al datore di lavoro privato di registrare ogni giorno, nel calendario presenze del Libro Unico del Lavoro, ore lavorate, straordinari, assenze, ferie e riposi di ciascun dipendente. Il LUL va compilato entro la fine del mese successivo e conservato per cinque anni.
- L’obbligo è il calendario presenze del LUL (art. 39 DL 112/2008), per ogni datore di lavoro privato tranne quello domestico.
- Scadenza: entro la fine del mese successivo. Conservazione: cinque anni dall’ultima registrazione.
- Lo strumento per raccogliere le ore è libero, ma i dati devono essere affidabili e coerenti con le buste paga.
- La sentenza UE C-55/18 del 2019 chiede agli Stati un sistema oggettivo e affidabile: in Italia manca ancora un adeguamento specifico.
Cosa dice la legge: il calendario presenze nel Libro Unico del Lavoro
L’obbligo nasce dall’articolo 39 del decreto-legge 112/2008. Ogni datore di lavoro privato, con la sola esclusione del datore di lavoro domestico, deve istituire e tenere il Libro Unico del Lavoro (LUL), in cui sono iscritti i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto lavorativo.
Il comma 2 dello stesso articolo stabilisce che il LUL contenga anche un calendario delle presenze. Per ogni giorno e per ogni lavoratore subordinato devono risultare:
- il numero di ore di lavoro effettuate;
- le ore di straordinario;
- le assenze, anche se non retribuite;
- le ferie e i riposi.
C’è un’eccezione: se il lavoratore riceve una retribuzione fissa, a giornata intera o a periodi superiori, si annota solo la giornata di presenza al lavoro.
| Domanda | Cosa prevede la norma | Riferimento |
|---|---|---|
| Chi è obbligato | Ogni datore di lavoro privato con dipendenti o collaboratori, esclusi i datori di lavoro domestico. Non ci sono soglie minime di organico. | Art. 39, c. 1, DL 112/2008 |
| Cosa registrare | Ore lavorate giorno per giorno, straordinari, assenze, ferie e riposi. | Art. 39, c. 2 |
| Entro quando | Per ciascun mese, entro la fine del mese successivo. | Art. 39, c. 3 |
| Per quanto conservarlo | Cinque anni dalla data dell’ultima registrazione. | DM 9 luglio 2008, art. 6 |
| Copia al lavoratore | Consegnando al lavoratore copia delle scritturazioni del LUL (di fatto, il cedolino) si adempie anche agli obblighi della legge 4/1953. | Art. 39, c. 5 |
Cosa si rischia: le sanzioni
Le sanzioni sono amministrative e cambiano in base al tipo di irregolarità. Ecco gli importi del testo vigente dell’articolo 39, commi 6 e 7.
| Violazione | Sanzione |
|---|---|
| Mancata istituzione e tenuta del LUL | da 500 a 2.500 euro |
| Mancata esibizione del LUL agli organi di vigilanza | da 200 a 2.000 euro |
| Omessa o infedele registrazione che porta a trattamenti retributivi, previdenziali o fiscali diversi | da 150 a 1.500 euro |
| Stessa violazione per più di 5 lavoratori o per più di 6 mesi | da 500 a 3.000 euro |
| Stessa violazione per più di 10 lavoratori o per più di 12 mesi | da 1.000 a 6.000 euro |
| Mancata conservazione per il periodo previsto | da 100 a 600 euro |
I limiti di orario che le presenze devono dimostrare
Registrare le ore serve anche a dimostrare che l’azienda rispetta il decreto legislativo 66/2003 sull’orario di lavoro. I due limiti più controllati:
- 48 ore medie a settimana, straordinari compresi, per ogni periodo di sette giorni (art. 4). La media si calcola su un periodo non superiore a quattro mesi, che i contratti collettivi possono portare a sei o dodici mesi. La durata massima settimanale vera e propria la fissano i contratti collettivi.
- 11 ore di riposo consecutivo ogni 24 ore (art. 7).
Qui si vede il limite dei sistemi che registrano solo il totale delle ore: senza l’ora di entrata e di uscita è difficile dimostrare che tra la fine di un turno e l’inizio del successivo ci sono state 11 ore di riposo.
La sentenza europea del 2019: cosa cambia per le aziende italiane
Con la sentenza del 14 maggio 2019 nella causa C-55/18 (sindacato CCOO contro Deutsche Bank SAE), la Corte di giustizia dell’Unione europea ha stabilito che gli Stati membri devono imporre ai datori di lavoro un sistema che consenta di misurare la durata dell’orario di lavoro giornaliero di ciascun lavoratore. Secondo la Corte il sistema deve essere oggettivo, affidabile e accessibile (comunicato stampa n. 61/19).
La sentenza si rivolge agli Stati, non direttamente alle imprese. In Italia, come osserva Agenda Digitale in un approfondimento del settembre 2025, manca ancora un adeguamento normativo puntuale: resta il calendario presenze del LUL, che registra le ore ma non sempre l’inizio e la fine della giornata.
In pratica: chi registra già in modo affidabile entrata e uscita di ogni giorno è pronto, comunque evolva la normativa. Chi compila le ore a fine mese «a memoria» è il più esposto.
Quale strumento usare: carta, Excel, badge o app
La legge non sceglie lo strumento. Conta che i dati siano affidabili e coerenti con le buste paga. Un confronto rapido:
| Strumento | Punti di forza | Limiti |
|---|---|---|
| Foglio firma cartaceo | Costo zero, semplice | Si compila spesso dopo, va ricopiato per le paghe, si perde |
| Foglio Excel | Calcola i totali, facile da inviare | Si modifica senza lasciare traccia, versioni multiple |
| Badge con terminale | Orario registrato al momento | Hardware da installare in ogni sede, poco adatto a chi lavora fuori |
| App o pagina web con credenziali personali | Funziona in sede e fuori, dati subito disponibili | Va spiegata ai lavoratori con un’informativa chiara |
| Impronta digitale o volto | — | Per il Garante privacy oggi non è consentita per le presenze (vedi la guida) |
Qualunque strumento scegli, verifica cinque requisiti minimi:
- Il dato nasce al momento in cui si entra o si esce, non a fine settimana.
- Identifica la persona con credenziali personali, senza dati biometrici.
- Le correzioni lasciano traccia: chi ha modificato, quando e cosa.
- Il lavoratore è informato sulle modalità d’uso dello strumento, come richiede l’art. 4, comma 3, dello Statuto dei lavoratori.
- A fine mese i dati escono pronti per chi elabora le paghe, senza ricopiarli.
Se oggi usi un foglio di calcolo, nella guida al foglio presenze in Excel trovi un modello gratuito e i segnali che indicano quando non basta più.
Cosa tenere pronto in caso di controllo
Un’ispezione o una contestazione si affrontano meglio se i documenti raccontano la stessa storia. Conviene avere a portata di mano:
- il LUL dei mesi richiesti, con il calendario presenze;
- i dati di origine (fogli firmati, timbrature, export del sistema) da cui il LUL è stato compilato;
- la prova che gli straordinari registrati coincidono con quelli pagati in busta;
- l’elenco delle correzioni fatte sulle presenze, con autore e data;
- l’informativa consegnata ai lavoratori sullo strumento usato.
Come ti aiuta ilmiolavoro.it
Con ilmiolavoro.it le persone timbrano da telefono, tablet o PC con le proprie credenziali. Ogni correzione resta nel registro delle modifiche e a fine mese scarichi le presenze in Excel o CSV per chi elabora le paghe: il flusso è spiegato nella pagina sull’export delle presenze per le buste paga. Se hai persone in smart working, la pagina del nostro progetto dedicato spiega come gestire le presenze di chi lavora da remoto.
Domande frequenti
Il foglio presenze è obbligatorio?
Non in una forma precisa. È obbligatorio registrare le presenze nel calendario del Libro Unico del Lavoro; il foglio presenze, cartaceo, Excel o software, è lo strumento con cui raccogli i dati.
Entro quando va compilato il LUL?
Per ciascun mese, entro la fine del mese successivo, come prevede l’articolo 39, comma 3, del decreto-legge 112/2008 nel testo vigente.
Per quanto tempo va conservato il LUL?
Cinque anni dalla data dell’ultima registrazione, come previsto dal decreto ministeriale 9 luglio 2008.
La sentenza UE obbliga le aziende italiane a timbrare?
La sentenza C-55/18 del 2019 si rivolge agli Stati, che devono prevedere un sistema per misurare l’orario giornaliero. In Italia manca ancora un adeguamento normativo puntuale, ma restano gli obblighi del LUL e i limiti di orario del decreto legislativo 66/2003.
L’obbligo vale anche per chi ha uno o due dipendenti?
Sì. Il LUL riguarda ogni datore di lavoro privato con dipendenti, esclusi i datori di lavoro domestico, senza soglie minime di organico.
Il calendario presenze pronto per le paghe
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Richiedi una demoFonti: DL 112/2008, art. 39 (Normattiva) · D.Lgs. 66/2003 (Normattiva) · L. 300/1970, art. 4 (Normattiva) · DM 9 luglio 2008 sul LUL (testo su Certifico) · Corte di giustizia UE, comunicato n. 61/19 sulla causa C-55/18 · Agenda Digitale, registrazione dell’orario di lavoro in Italia e UE